Tujuh modul untuk tata kelola arsip digital
Setiap modul menangani satu tanggung jawab dan berbagi data yang sama. Organisasi dapat memulai dari modul yang paling mendesak, lalu menambah modul lain secara bertahap.
Bagaimana ketujuh modul saling terhubung
Arsip melewati tiga lapisan: diterima dan ditata, dipakai dan dijaga, lalu dibuktikan. Ketujuh modul berdiri di atas satu sumber data.
Diterima dan ditata
Arsip masuk, diberi metadata, dan diklasifikasikan.
Dipakai dan dijaga
Arsip ditemukan kembali dan dikelola sesuai retensinya.
Dibuktikan
Setiap aksi tercatat dan dilaporkan.
Satu sumber dataArsip, metadata, aturan retensi, dan hak akses yang sama dipakai oleh ketujuh modul.
AI dengan konfirmasi manusiaSetiap modul memakai AI untuk mengusulkan. Keputusan dan peninjaunya tercatat di jejak audit.
Perbandingan modul
Fungsi utama dan peran AI setiap modul dalam satu tabel.
- Repositori Arsip
Fungsi utama: Penyimpanan arsip terstruktur dengan pemisahan data antarorganisasi yang aman.
Peran AI: AI mengenali berkas yang identik atau hampir sama, lalu menautkannya untuk ditinjau arsiparis.
- Pencarian & Temu Kembali
Fungsi utama: Pencarian teks lengkap dan berbasis metadata, disaring hak akses.
Peran AI: AI membaca pindaian dengan OCR dan memahami maksud kalimat pencarian, bukan hanya kata yang sama persis.
- Manajemen Metadata
Fungsi utama: Skema metadata sesuai standar Dublin Core yang diperluas dan ISO 23081.
Peran AI: AI mengambil nomor surat, tanggal, pengirim, dan perihal langsung dari dokumen, lengkap dengan sumber dan skor keyakinannya.
- Klasifikasi Arsip
Fungsi utama: Taksonomi klasifikasi arsip yang dapat dikonfigurasi per organisasi.
Peran AI: AI mengusulkan kode klasifikasi dari isi dan konteks dokumen; arsiparis mengonfirmasi, mengubah, atau menolaknya.
- Retensi & Penyusutan
Fungsi utama: Mesin aturan jadwal retensi dan alur kerja penyusutan dengan persetujuan berjenjang.
Peran AI: AI menandai data pribadi dan arsip yang tampak salah klasifikasi sebelum masuk usulan penyusutan.
- Jejak Audit
Fungsi utama: Log yang tidak dapat diubah atas seluruh aksi terhadap arsip.
Peran AI: AI menandai pola akses yang tidak wajar, dan setiap keputusan AI di modul lain ikut tercatat di log yang sama.
- Pelaporan
Fungsi utama: Dasbor kepatuhan dan laporan operasional untuk pelanggan dan regulator.
Peran AI: AI menyusun draf ringkasan temuan periode berjalan untuk ditinjau sebelum laporan dikirim.
Repositori Arsip
Setiap organisasi menyimpan arsipnya dalam ruang data sendiri. Arsip tersusun dari khazanah, seri, berkas, hingga item, dengan status aktif, inaktif, atau permanen yang mengikuti jadwal retensinya.
- Pemisahan data antarorganisasi
- Struktur penyimpanan berjenjang
- Status aktif, inaktif, dan permanen
- Keutuhan berkas terjaga
- Deteksi duplikatAI
- Nomor
- KEU-2026-000123
- Judul
- Laporan Keuangan Tahunan 2025
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Aktif
- Nomor
- HKM-2021-000014
- Judul
- Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Aktif
- Nomor
- KEU-2024-000017
- Judul
- Bukti Pembayaran Vendor Triwulan I 2024
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Inaktif
- Nomor
- SDM-2011-004512
- Judul
- Berkas Kepegawaian No. Induk 04512
- Keamanan
- Rahasia
- Status
- Aktif
- Nomor
- PGD-2014-000033
- Judul
- Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Menunggu penyusutanLegal hold
- Nomor
- PGD-2015-000041
- Judul
- Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015
- Keamanan
- Biasa
- Status
- Menunggu penyusutan
- Nomor
- PRC-2014-000001
- Judul
- Rencana Strategis 2010-2014
- Keamanan
- Biasa
- Status
- Permanen
| Nomor | Judul | Keamanan | Status |
|---|---|---|---|
| KEU-2026-000123 | Laporan Keuangan Tahunan 2025 | Terbatas | Aktif |
| HKM-2021-000014 | Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021 | Terbatas | Aktif |
| KEU-2024-000017 | Bukti Pembayaran Vendor Triwulan I 2024 | Terbatas | Inaktif |
| SDM-2011-004512 | Berkas Kepegawaian No. Induk 04512 | Rahasia | Aktif |
| PGD-2014-000033 | Pengadaan Kendaraan Operasional 2014 | Terbatas | Menunggu penyusutanLegal hold |
| PGD-2015-000041 | Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015 | Biasa | Menunggu penyusutan |
| PRC-2014-000001 | Rencana Strategis 2010-2014 | Biasa | Permanen |
Pencarian & Temu Kembali
Cari dengan kata di dalam dokumen, dengan field metadata, atau dengan kalimat biasa. Hasil selalu disaring oleh hak akses pengguna sebelum ditampilkan, dan pencarian atas arsip rahasia tercatat.
Pelajari modul Pencarian & Temu Kembali2 hasil · teks lengkap · 1 hasil disembunyikan sesuai hak akses
Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021
… ruang lingkup pemeliharaan gedung kantor pusat meliputi sistem kelistrikan …
HKM-2021-000014 · halaman 2
Addendum Perpanjangan Kontrak Pemeliharaan
… jangka waktu pemeliharaan gedung diperpanjang sampai 31 Desember 2021 …
HKM-2021-000015 · halaman 2
Manajemen Metadata
Skema metadata mengikuti elemen Dublin Core yang diperluas untuk kebutuhan kearsipan dan prinsip ISO 23081. Field wajib divalidasi, perubahan tercatat, dan AI membantu mengisi nilai dari isi dokumen.
Pelajari modul Manajemen Metadata- Elemen
- Judul*
- Pemetaan
- dc:title
- Nilai
- Laporan Keuangan Tahunan 2025
- Elemen
- Pencipta*
- Pemetaan
- dc:creator
- Nilai
- Bagian Akuntansi
- Elemen
- Tanggal*
- Pemetaan
- dc:date
- Nilai
- 2026-03-12
- Elemen
- Format*
- Pemetaan
- dc:format
- Nilai
- application/pdf; PDF/A-2b
- Elemen
- Kode klasifikasi*
- Pemetaan
- Perluasan
- Nilai
- KU.01.02
- Elemen
- Tingkat keamanan*
- Pemetaan
- Perluasan
- Nilai
- Terbatas
- Elemen
- Hubungan
- Pemetaan
- dc:relation
- Nilai
- KEU-2025-000098 (draf)
| Elemen | Pemetaan | Nilai |
|---|---|---|
| Judul* | dc:title | Laporan Keuangan Tahunan 2025 |
| Pencipta* | dc:creator | Bagian Akuntansi |
| Tanggal* | dc:date | 2026-03-12 |
| Format* | dc:format | application/pdf; PDF/A-2b |
| Kode klasifikasi* | Perluasan | KU.01.02 |
| Tingkat keamanan* | Perluasan | Terbatas |
| Hubungan | dc:relation | KEU-2025-000098 (draf) |
Dublin Core diperluas · metadata manajemen arsip mengacu ISO 23081 · skema v2
Klasifikasi Arsip
Setiap organisasi menyusun taksonomi klasifikasinya sendiri: fungsi, kegiatan, dan transaksi. Kode klasifikasi menjadi alamat tetap arsip dan membawa aturan retensi serta tingkat keamanannya.
Pelajari modul Klasifikasi Arsip- KUKeuangan
- KU.01Pelaporan keuangan
- KU.01.02Laporan keuangan tahunan
- KU.02Pembayaran
- KU.02.01Bukti pembayaran
- HKHukum
- HK.02.01Kontrak dan perjanjian
- Kode
- KU.01.02
- Retensi aktif
- 2 tahun
- Retensi inaktif
- 8 tahun
- Nasib akhir
- Permanen
- Arsip terkait
- 128
Retensi & Penyusutan
Jadwal retensi arsip (JRA) ditulis sebagai aturan yang dijalankan sistem. Tanggal pindah ke inaktif dan jatuh tempo dihitung otomatis, lalu arsip yang jatuh tempo disusun menjadi usulan pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan.
- Mesin aturan retensi
- Alur kerja penyusutan
- Penyerahan arsip permanen
- Legal hold
- Deteksi risiko sebelum penyusutanAI
- Kode
- KU.01.02
- Seri arsip
- Laporan keuangan tahunan
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Permanen
- Kode
- KU.02.01
- Seri arsip
- Bukti pembayaran
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Musnah
- Kode
- KP.03.01
- Seri arsip
- Berkas kepegawaian
- Aktif
- 5 th
- Inaktif
- 20 th
- Nasib akhir
- Dinilai kembali
- Kode
- HK.02.01
- Seri arsip
- Kontrak dan perjanjian
- Aktif
- 5 th
- Inaktif
- 10 th
- Nasib akhir
- Permanen
- Kode
- PL.01.03
- Seri arsip
- Pengadaan barang dan jasa
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Musnah
- Kode
- UM.01.01
- Seri arsip
- Korespondensi umum
- Aktif
- 1 th
- Inaktif
- 2 th
- Nasib akhir
- Musnah
| Kode | Seri arsip | Aktif | Inaktif | Nasib akhir |
|---|---|---|---|---|
| KU.01.02 | Laporan keuangan tahunan | 2 th | 8 th | Permanen |
| KU.02.01 | Bukti pembayaran | 2 th | 8 th | Musnah |
| KP.03.01 | Berkas kepegawaian | 5 th | 20 th | Dinilai kembali |
| HK.02.01 | Kontrak dan perjanjian | 5 th | 10 th | Permanen |
| PL.01.03 | Pengadaan barang dan jasa | 2 th | 8 th | Musnah |
| UM.01.01 | Korespondensi umum | 1 th | 2 th | Musnah |
Jejak Audit
Log audit bersifat append-only dan dirantai dengan hash. Siapa melakukan apa, pada arsip mana, kapan, dan berdasarkan aturan apa tercatat permanen. Auditor dapat memastikan tidak ada entri yang diubah atau dihapus.
Pelajari modul Jejak Audit- Pemohon
- auditor#02
- Tujuan
- Audit internal
- Isi
- 3 arsip · 42 berkas
- Log audit
- Entri 1 sampai 10
manifest.json
arsip/KEU-2021-000017/berkas-01.pdf sha256 5f2c…a91e
arsip/KEU-2021-000017/metadata.json sha256 0b7d…33c4
log/entri-001-010.json sha256 e41a…7f02
Rantai log terverifikasi
Pelaporan
Status kepatuhan kearsipan terlihat setiap saat: arsip tanpa klasifikasi, retensi yang lewat jatuh tempo, penyusutan yang tertunda, dan hasil verifikasi jejak audit. Laporan berkala disusun dari data yang sama.
Pelajari modul PelaporanArsip terklasifikasi96,4% / target 98%
Metadata wajib lengkap91,2% / target 95%
Perpindahan retensi tepat waktu99,1% / target 98%
Penyusutan tertunda
37 arsip
Rantai jejak audit
Utuh
Per unit pengolah
| Unit | Klasifikasi | Metadata | Tertunda |
|---|---|---|---|
| Keuangan | 98,9% | 97,2% | 0 |
| Hukum | 97,1% | 92,4% | 4 |
| Pengadaan | 91,8% | 84% | 33 |
Lihat bagaimana arsip organisasi Anda dikelola di Smart Records Center
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
