Satu platform untuk seluruh tata kelola arsip digital
Tujuh modul bekerja di atas satu sumber data: arsip, metadata, aturan retensi, hak akses, dan log audit yang sama. Tidak ada lagi arsip yang dikelola di luar aturan.
Struktur platform
Tujuh modul dalam tiga lapisan. Pilih salah satu untuk melihat layar kerjanya.
Diterima dan ditata
Arsip masuk, diberi metadata, dan diklasifikasikan.
Dipakai dan dijaga
Arsip ditemukan kembali dan dikelola sesuai retensinya.
Dibuktikan
Setiap aksi tercatat dan dilaporkan.
Satu sumber dataArsip, metadata, aturan retensi, dan hak akses yang sama dipakai oleh ketujuh modul.
AI dengan konfirmasi manusiaSetiap modul memakai AI untuk mengusulkan. Keputusan dan peninjaunya tercatat di jejak audit.
Perjalanan satu arsip melalui platform
Urutan ini berlaku untuk setiap arsip, dari hari pertama sampai nasib akhirnya.
- 1
Diterima
Arsip masuk dari unggahan, email, pemindai, atau API ke ruang data organisasi. Nomor arsip dibuat dan hash berkas dicatat.
Modul Repositori Arsip - 2
Dilengkapi
AI mengisi metadata dari isi dokumen, lalu field wajib divalidasi terhadap skema Dublin Core yang diperluas.
Modul Manajemen Metadata - 3
Diklasifikasikan
Kode klasifikasi dikonfirmasi arsiparis dan membawa retensi, tingkat keamanan, serta hak akses.
Modul Klasifikasi Arsip - 4
Ditemukan kembali
Isi dan metadata diindeks. Pengguna menemukan arsip dengan kata kunci, filter, atau kalimat biasa, sesuai hak aksesnya.
Modul Pencarian & Temu Kembali - 5
Diretensi dan disusutkan
Mesin aturan memindahkan arsip ke inaktif dan menyusun usulan penyusutan yang menunggu persetujuan berjenjang.
Modul Retensi & Penyusutan - 6
Dibuktikan
Setiap langkah masuk log audit berantai hash, lalu dirangkum di dasbor kepatuhan dan laporan berkala.
Modul Jejak Audit
Berbahasa kearsipan Indonesia
Istilah yang dipakai arsiparis sehari-hari menjadi bagian inti sistem, bukan kolom tambahan di aplikasi dokumen umum.
- UU 43/2009tentang Kearsipan
- UU 27/2022tentang Pelindungan Data Pribadi
- ISO 15489Manajemen rekod
- ISO 23081Metadata manajemen rekod
- ISO 15836Elemen metadata Dublin Core
Referensi rancangan, bukan klaim sertifikasi.
- Klasifikasi arsip
- Kode berdasarkan fungsi, kegiatan, dan transaksi organisasi menjadi alamat tetap setiap arsip.
- JRA
- Jadwal retensi arsip menentukan masa aktif, masa inaktif, dan nasib akhir.
- Penyusutan
- Pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip melalui batch yang disetujui.
- Berita acara
- Dibuat otomatis untuk setiap batch pemusnahan, lengkap dengan hash berkas.
- Arsip vital
- Ditandai terpisah dan tidak pernah masuk usulan pemusnahan.
- Tingkat keamanan
- Biasa, Terbatas, Rahasia, dan Sangat Rahasia menyaring akses dan pencarian.
Lihat bagaimana arsip organisasi Anda dikelola di Smart Records Center
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
