Jadwal retensi dijalankan oleh mesin aturan, penyusutan melalui persetujuan berjenjang
Jadwal retensi arsip (JRA) ditulis sebagai aturan yang dijalankan sistem. Tanggal pindah ke inaktif dan jatuh tempo dihitung otomatis, lalu arsip yang jatuh tempo disusun menjadi usulan pemindahan, pemusnahan, atau penyerahan.
- Kode
- KU.01.02
- Seri arsip
- Laporan keuangan tahunan
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Permanen
- Kode
- KU.02.01
- Seri arsip
- Bukti pembayaran
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Musnah
- Kode
- KP.03.01
- Seri arsip
- Berkas kepegawaian
- Aktif
- 5 th
- Inaktif
- 20 th
- Nasib akhir
- Dinilai kembali
- Kode
- HK.02.01
- Seri arsip
- Kontrak dan perjanjian
- Aktif
- 5 th
- Inaktif
- 10 th
- Nasib akhir
- Permanen
- Kode
- PL.01.03
- Seri arsip
- Pengadaan barang dan jasa
- Aktif
- 2 th
- Inaktif
- 8 th
- Nasib akhir
- Musnah
- Kode
- UM.01.01
- Seri arsip
- Korespondensi umum
- Aktif
- 1 th
- Inaktif
- 2 th
- Nasib akhir
- Musnah
| Kode | Seri arsip | Aktif | Inaktif | Nasib akhir |
|---|---|---|---|---|
| KU.01.02 | Laporan keuangan tahunan | 2 th | 8 th | Permanen |
| KU.02.01 | Bukti pembayaran | 2 th | 8 th | Musnah |
| KP.03.01 | Berkas kepegawaian | 5 th | 20 th | Dinilai kembali |
| HK.02.01 | Kontrak dan perjanjian | 5 th | 10 th | Permanen |
| PL.01.03 | Pengadaan barang dan jasa | 2 th | 8 th | Musnah |
| UM.01.01 | Korespondensi umum | 1 th | 2 th | Musnah |
Retensi & Penyusutan
Mesin aturan jadwal retensi dan alur kerja penyusutan dengan persetujuan berjenjang.
- Mesin aturan retensi
- Alur kerja penyusutan
- Penyerahan arsip permanen
- Legal hold
- Deteksi risiko sebelum penyusutanDibantu AI
Peran AI: AI menandai data pribadi dan arsip yang tampak salah klasifikasi sebelum masuk usulan penyusutan. Usulan baru berlaku setelah dikonfirmasi petugas yang berwenang.
Mesin aturan retensi
Setiap kode klasifikasi membawa masa retensi aktif, masa retensi inaktif, dan nasib akhir: permanen, musnah, atau dinilai kembali.
- Tanggal dihitung dari tanggal penutupan berkas, bukan diisi manual
- Perubahan JRA berlaku dengan tanggal efektif yang jelas
- Daftar arsip yang akan jatuh tempo tersedia jauh hari sebelumnya
Alur kerja penyusutan
Arsip yang jatuh tempo disusun menjadi batch usulan. Batch melewati penilaian, persetujuan berjenjang, dan pelaksanaan dengan berita acara.
- Pengusul dan penyetuju batch harus orang yang berbeda
- Berita acara digital memuat daftar arsip, penyetuju, dan hash setiap berkas
- Arsip yang ditolak kembali ke repositori dengan alasan tercatat
Usulan pemusnahan arsip
Pengusul: arsiparis#12 · Penyetuju: kepala unit kearsipan
- Nomor
- PGD-2015-000041
- Judul
- Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- KEU-2015-000088
- Judul
- Bukti Pembayaran Vendor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- SKR-2022-000512
- Judul
- Korespondensi Umum 2022
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- PGD-2014-000033
- Judul
- Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
- Keputusan
- Dikecualikan: legal hold
| Nomor | Judul | Keputusan |
|---|---|---|
| PGD-2015-000041 | Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015 | Musnah |
| KEU-2015-000088 | Bukti Pembayaran Vendor 2015 | Musnah |
| SKR-2022-000512 | Korespondensi Umum 2022 | Musnah |
| PGD-2014-000033 | Pengadaan Kendaraan Operasional 2014 | Dikecualikan: legal hold |
Penyerahan arsip permanen
Arsip bernilai guna permanen disiapkan dalam paket penyerahan ke lembaga kearsipan, lengkap dengan daftar arsip, metadata, dan hash berkas.
- Paket penyerahan dapat diverifikasi keutuhannya oleh penerima
- Status penyerahan dipantau sampai diterima
- Bukti penerimaan tersimpan bersama arsipnya
- Disiapkan
- Divalidasi
- 3Dikirim
- 4Diterima
- Arsip
- 24 arsip permanen
- Berkas
- 318 berkas · PDF/A
- Manifest
- sha256 · 318 entri
- Penerima
- Lembaga kearsipan
Legal hold
Arsip yang terkait perkara atau pemeriksaan dibekukan sampai hold dicabut oleh pihak berwenang.
- Arsip dalam hold otomatis dikeluarkan dari semua usulan penyusutan
- Dasar hold, pemohon, dan tanggal pencabutan tercatat
- Bagian hukum memantau daftar arsip dalam hold
- Arsip
- PGD-2014-000033
- Dasar hold
- Pemeriksaan internal pengadaan 2014
- Pemohon
- hukum#03
- Sejak
- 5 Agu 2026
- Arsip
- HKM-2016-000021
- Dasar hold
- Sengketa kontrak pengadaan server
- Pemohon
- hukum#01
- Sejak
- 12 Mar 2025
| Arsip | Dasar hold | Pemohon | Sejak |
|---|---|---|---|
| PGD-2014-000033 | Pemeriksaan internal pengadaan 2014 | hukum#03 | 5 Agu 2026 |
| HKM-2016-000021 | Sengketa kontrak pengadaan server | hukum#01 | 12 Mar 2025 |
Arsip dalam hold dikeluarkan dari batch PNY-2026-0007.
Deteksi risiko sebelum penyusutan
AI menandai NIK, NPWP, nomor rekening, dan arsip yang tampak salah klasifikasi, agar tidak ada arsip yang dimusnahkan dengan dasar yang keliru.
Dibantu AI Usulan AI berlaku setelah dikonfirmasi petugas.
- Nilai sensitif selalu ditampilkan tersamar
- Arsip bertanda risiko ditahan dari batch sampai direview
- Temuan memiliki tingkat risiko dan tindak lanjut yang tercatat
- Temuan
- NIK terdeteksi
- Nilai
- 3171********0001
- Arsip
- SDM-2011-004512
- Tingkat
- Tinggi
- Temuan
- Nomor rekening
- Nilai
- 37 nilai tersamar
- Arsip
- KEU-2026-000009
- Tingkat
- Tinggi
- Temuan
- Kemungkinan salah klasifikasi
- Nilai
- KU.02.01 → KP.02.03
- Arsip
- KEU-2026-000009
- Tingkat
- Sedang
| Temuan | Nilai | Arsip | Tingkat |
|---|---|---|---|
| NIK terdeteksi | 3171********0001 | SDM-2011-004512 | Tinggi |
| Nomor rekening | 37 nilai tersamar | KEU-2026-000009 | Tinggi |
| Kemungkinan salah klasifikasi | KU.02.01 → KP.02.03 | KEU-2026-000009 | Sedang |
Arsip bertanda risiko ditahan dari usulan penyusutan sampai direview.
Aturan yang ditegakkan dan bukti yang dicatat
Setiap bagian modul menjaga satu aturan dan meninggalkan satu jejak. Tabel ini yang biasanya diminta tim kepatuhan dan auditor.
| Bagian | Fungsi | Aturan yang ditegakkan | Bukti yang dicatat |
|---|---|---|---|
| Mesin aturan | Menghitung masa aktif, inaktif, dan nasib akhir | Tanggal dihitung dari penutupan berkas | Aturan dan tanggal hasil hitungan |
| Penyusutan | Menyusun batch arsip yang jatuh tempo | Persetujuan berjenjang oleh orang yang berbeda | Berita acara dengan hash setiap berkas |
| Penyerahan | Menyiapkan paket arsip permanen | Paket memuat hash setiap berkas | Bukti penerimaan |
| Legal hold | Membekukan arsip terkait perkara | Dikeluarkan dari semua usulan penyusutan | Dasar hold, pemohon, dan tanggal cabut |
| Deteksi risiko (AI) | Menandai data pribadi dan salah klasifikasi | Ditahan dari batch sampai direview | Temuan, tingkat, dan tindak lanjut |
Bekerja bersama modul lain
Modul ini memakai arsip, aturan, dan jejak audit yang sama dengan modul berikut.
Lihat modul Retensi & Penyusutan bekerja pada arsip Anda
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
