Satu tata kelola arsip, disesuaikan dengan kewajiban sektor Anda
Instansi pemerintah, BUMN, lembaga keuangan, dan korporasi memiliki kewajiban kearsipan yang berbeda. Smart Records Center menjalankan aturan dasar yang sama pada setiap arsip, lalu menyesuaikan klasifikasi, retensi, dan hak aksesnya dengan kebutuhan sektor Anda.
Instansi Pemerintah
Arsip dinamis instansi dikelola menurut klasifikasi arsip dan JRA yang ditetapkan, lalu disusutkan lewat persetujuan pejabat berwenang dengan berita acara.
Kebutuhan khas sektor
- Klasifikasi arsip dan JRA instansi diterapkan seragam di semua unit pengolah.
- Penyusutan memerlukan daftar usulan, persetujuan pejabat berwenang, dan berita acara.
- Arsip vital dan arsip bernilai guna permanen terlindung dari pemusnahan.
- Akses dibatasi menurut tingkat keamanan arsip: Biasa, Terbatas, Rahasia, dan Sangat Rahasia.
Bagaimana Smart Records Center membantu
Mesin aturan retensiModul Retensi & Penyusutan
Tanggal pindah ke inaktif dan jatuh tempo dihitung dari penutupan berkas, sehingga daftar arsip yang akan jatuh tempo tersedia jauh hari.
Alur kerja penyusutanModul Retensi & Penyusutan
Arsip jatuh tempo tersusun menjadi batch usulan. Pengusul dan penyetuju harus orang yang berbeda, dan berita acara digital memuat hash setiap berkas.
Penyerahan arsip permanenModul Retensi & Penyusutan
Arsip bernilai guna permanen disiapkan dalam paket penyerahan ke lembaga kearsipan, lengkap dengan daftar arsip, metadata, dan hash berkas.
Keutuhan berkas terjagaModul Repositori Arsip
Keutuhan arsip permanen diperiksa secara terjadwal dengan SHA-256 dan disimpan di media write-once.
Usulan pemusnahan arsip
Pengusul: arsiparis#12 · Penyetuju: kepala unit kearsipan
- Nomor
- PGD-2015-000041
- Judul
- Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- KEU-2015-000088
- Judul
- Bukti Pembayaran Vendor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- SKR-2022-000512
- Judul
- Korespondensi Umum 2022
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- PGD-2014-000033
- Judul
- Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
- Keputusan
- Dikecualikan: legal hold
| Nomor | Judul | Keputusan |
|---|---|---|
| PGD-2015-000041 | Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015 | Musnah |
| KEU-2015-000088 | Bukti Pembayaran Vendor 2015 | Musnah |
| SKR-2022-000512 | Korespondensi Umum 2022 | Musnah |
| PGD-2014-000033 | Pengadaan Kendaraan Operasional 2014 | Dikecualikan: legal hold |
BUMN & BUMD
Perusahaan milik negara dan daerah mengelola arsip korporasi sekaligus arsip penugasan pemerintah, sering tersebar di banyak unit, cabang, dan anak perusahaan.
Kebutuhan khas sektor
- Arsip dari banyak unit dan cabang memerlukan satu pola penomoran dan satu skema klasifikasi.
- Arsip korporasi dan arsip penugasan pemerintah dapat memiliki aturan retensi yang berbeda.
- Anak perusahaan perlu ruang data sendiri, tetapi induk tetap memerlukan laporan kepatuhan gabungan.
- Pemeriksaan internal dan eksternal meminta bukti siapa membuat, meminjam, atau memusnahkan arsip.
- Arsip inaktif dipindahkan ke unit kearsipan tepat waktu, bukan menunggu ruang penyimpanan penuh.
Bagaimana Smart Records Center membantu
Pemisahan data antarorganisasiModul Repositori Arsip
Induk dan anak perusahaan dapat dikelola sebagai organisasi terpisah di satu platform, masing-masing dengan data, pengguna, dan kunci enkripsinya sendiri.
Taksonomi per organisasiModul Klasifikasi Arsip
Kode klasifikasi hierarkis mengikuti klasifikasi arsip organisasi Anda, dan setiap kode membawa aturan retensinya sendiri.
Status aktif, inaktif, dan permanenModul Repositori Arsip
Arsip berpindah dari aktif ke inaktif pada tanggal hasil hitungan. Arsip inaktif hanya bisa dibaca, dan peminjamannya dicatat.
Log yang tidak dapat diubahModul Jejak Audit
Setiap aksi pada arsip tercatat di log audit berantai hash yang tidak dapat diubah, termasuk oleh administrator.
- Organisasi
- Instansi APemerintah
- Ruang data
- tn-0001
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0001/v4
- Pengguna
- 412
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- BUMN BBUMN
- Ruang data
- tn-0002
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0002/v2
- Pengguna
- 1.180
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- Bank CKeuangan
- Ruang data
- tn-0003
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0003/v7
- Pengguna
- 2.306
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- Korporasi DKorporasi
- Ruang data
- tn-0004
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0004/v1
- Pengguna
- 96
- Isolasi
- Terpisah
| Organisasi | Ruang data | Kunci enkripsi | Pengguna | Isolasi |
|---|---|---|---|---|
| Instansi APemerintah | tn-0001 | kms/tn-0001/v4 | 412 | Terpisah |
| BUMN BBUMN | tn-0002 | kms/tn-0002/v2 | 1.180 | Terpisah |
| Bank CKeuangan | tn-0003 | kms/tn-0003/v7 | 2.306 | Terpisah |
| Korporasi DKorporasi | tn-0004 | kms/tn-0004/v1 | 96 | Terpisah |
Setiap kueri dibatasi oleh tenant_id milik pengguna sebelum menyentuh data.
Perbankan & Keuangan
Lembaga keuangan menyimpan dokumen nasabah, kredit, dan transaksi dalam jumlah besar, dengan kewajiban retensi dari regulator sektor dan kewajiban pelindungan data pribadi.
Kebutuhan khas sektor
- Retensi dokumen nasabah dan transaksi mengikuti ketentuan regulator sektor dan kebijakan internal.
- Dokumen memuat NIK, NPWP, dan nomor rekening yang wajib dilindungi sesuai UU 27/2022.
- Pemeriksaan regulator dan auditor meminta bukti yang dapat diperiksa di luar sistem.
- Arsip yang terkait sengketa atau pemeriksaan tidak boleh ikut dimusnahkan.
Bagaimana Smart Records Center membantu
Deteksi risiko sebelum penyusutanModul Retensi & Penyusutan
AI menandai NIK, NPWP, dan nomor rekening, yang selalu ditampilkan tersamar. Arsip bertanda risiko ditahan dari penyusutan sampai direview.
Hasil sesuai hak aksesModul Pencarian & Temu Kembali
Hasil pencarian disaring hak akses sebelum ditampilkan, dan pencarian atas arsip rahasia tercatat di jejak audit.
Paket buktiModul Jejak Audit
Arsip, metadata, riwayat, dan potongan log diekspor dalam satu paket yang keutuhannya dapat diverifikasi penerima.
Laporan untuk regulatorModul Pelaporan
Laporan berkala untuk regulator dan pemeriksa disusun dari data yang sama, lengkap dengan hash dan tanggal pembuatan.
- Temuan
- NIK terdeteksi
- Nilai
- 3171********0001
- Arsip
- SDM-2011-004512
- Tingkat
- Tinggi
- Temuan
- Nomor rekening
- Nilai
- 37 nilai tersamar
- Arsip
- KEU-2026-000009
- Tingkat
- Tinggi
- Temuan
- Kemungkinan salah klasifikasi
- Nilai
- KU.02.01 → KP.02.03
- Arsip
- KEU-2026-000009
- Tingkat
- Sedang
| Temuan | Nilai | Arsip | Tingkat |
|---|---|---|---|
| NIK terdeteksi | 3171********0001 | SDM-2011-004512 | Tinggi |
| Nomor rekening | 37 nilai tersamar | KEU-2026-000009 | Tinggi |
| Kemungkinan salah klasifikasi | KU.02.01 → KP.02.03 | KEU-2026-000009 | Sedang |
Arsip bertanda risiko ditahan dari usulan penyusutan sampai direview.
Korporasi
Perusahaan besar mengelola kontrak, dokumen SDM, dan keuangan di banyak divisi. Tanpa aturan bersama, dokumen penting tersimpan di folder bersama dan kotak surat pribadi.
Kebutuhan khas sektor
- Kontrak, dokumen SDM, dan keuangan tersebar di folder bersama, email, dan aplikasi unit.
- Dokumen SDM dan keuangan hanya boleh dibuka oleh unit dan peran tertentu.
- Masa simpan berbeda per jenis dokumen dan sering terlewat karena dihitung manual.
- Salinan ganda dari pindaian ulang dan lampiran email menyulitkan pencarian versi yang benar.
Bagaimana Smart Records Center membantu
Pencarian makna dan OCRModul Pencarian & Temu Kembali
Karyawan mencari dengan kalimat biasa, misalnya kontrak yang habis tahun ini, dan hanya melihat arsip yang boleh mereka buka.
Usulan klasifikasiModul Klasifikasi Arsip
AI mengusulkan kode klasifikasi dari isi dokumen. Usulan berlaku setelah dikonfirmasi arsiparis.
Deteksi duplikatModul Repositori Arsip
Berkas identik dan yang hampir sama ditautkan, tidak pernah dihapus otomatis. Arsiparis memilih arsip utama.
Mesin aturan retensiModul Retensi & Penyusutan
Setiap jenis dokumen membawa masa retensi dan nasib akhirnya sendiri, sehingga jatuh tempo tidak lagi bergantung pada ingatan.
AI pencarian makna dan kata kunci · disaring hak akses
Perjanjian Sewa Ruang Kantor Cabang Medan0,94
Cocok karena: jangka waktu sewa berakhir 31 Desember 2026
HKM-2023-000041
Kontrak Sewa Gudang Arsip Cikarang0,91
Cocok karena: masa berlaku sampai 30 November 2026
HKM-2024-000007
Pindaian Addendum Sewa Gedung 20210,72
Cocok karena: OCR halaman 3 kurang jelas, perlu diperiksa
HKM-2021-000052
Bahas kebutuhan kearsipan sektor Anda
Kami tunjukkan bagaimana satu seri arsip dari sektor Anda diklasifikasikan, diberi retensi dan hak akses, lalu dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
