Klasifikasi arsip yang mengikuti struktur dan fungsi organisasi Anda
Setiap organisasi menyusun taksonomi klasifikasinya sendiri: fungsi, kegiatan, dan transaksi. Kode klasifikasi menjadi alamat tetap arsip dan membawa aturan retensi serta tingkat keamanannya.
- KUKeuangan
- KU.01Pelaporan keuangan
- KU.01.02Laporan keuangan tahunan
- KU.02Pembayaran
- KU.02.01Bukti pembayaran
- HKHukum
- HK.02.01Kontrak dan perjanjian
- Kode
- KU.01.02
- Retensi aktif
- 2 tahun
- Retensi inaktif
- 8 tahun
- Nasib akhir
- Permanen
- Arsip terkait
- 128
Klasifikasi Arsip
Taksonomi klasifikasi arsip yang dapat dikonfigurasi per organisasi.
Peran AI: AI mengusulkan kode klasifikasi dari isi dan konteks dokumen; arsiparis mengonfirmasi, mengubah, atau menolaknya. Usulan baru berlaku setelah dikonfirmasi petugas yang berwenang.
Taksonomi per organisasi
Kode klasifikasi hierarkis disusun berdasarkan fungsi, kegiatan, dan transaksi. Struktur dapat diimpor dari klasifikasi arsip yang sudah berlaku.
- Kedalaman hierarki dan pola kode mengikuti kebutuhan organisasi
- Setiap kode membawa retensi, nasib akhir, dan tingkat keamanan
- Arsip tanpa kode klasifikasi tidak dapat ditetapkan sebagai arsip final
Perubahan skema yang tercatat
Penambahan, penggabungan, dan penonaktifan kode berlaku dengan tanggal efektif. Arsip lama tetap memakai kode yang berlaku saat dibuat.
- Perubahan kode tercatat: siapa, kapan, dan alasannya
- Pemetaan kode lama ke kode baru dapat dijalankan secara bertahap
- Riwayat versi skema tersedia untuk pemeriksaan
Skema Klasifikasi Arsip
Versi berlaku v3 · 226 kode aktif
- Versi
- v3
- Berlaku sejak
- 1 Jan 2026
- Perubahan
- 4 kode baru, 2 kode digabung
- Status
- Berlaku
- Versi
- v2
- Berlaku sejak
- 1 Jul 2023
- Perubahan
- Penyesuaian unit setelah reorganisasi
- Status
- Diganti
- Versi
- v1
- Berlaku sejak
- 3 Feb 2020
- Perubahan
- Skema awal, 214 kode
- Status
- Diganti
| Versi | Berlaku sejak | Perubahan | Status |
|---|---|---|---|
| v3 | 1 Jan 2026 | 4 kode baru, 2 kode digabung | Berlaku |
| v2 | 1 Jul 2023 | Penyesuaian unit setelah reorganisasi | Diganti |
| v1 | 3 Feb 2020 | Skema awal, 214 kode | Diganti |
Usulan klasifikasi
AI membaca isi dan konteks dokumen lalu mengusulkan kode klasifikasi. Usulan tidak berlaku sebelum dikonfirmasi arsiparis.
Dibantu AI Usulan AI berlaku setelah dikonfirmasi petugas.
- Usulan dengan keyakinan di bawah 0,90 ditandai perlu review
- Arsiparis dapat mengubah atau menolak usulan
- Model, versi, skor, dan peninjau tercatat per arsip
- Dokumen
- Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf
- Usulan kode
- KU.01.02
- Keyakinan
- 0,97
- Tindakan
- Dokumen
- Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf
- Usulan kode
- HK.02.01
- Keyakinan
- 0,93
- Tindakan
- Dokumen
- Undangan Rapat Koordinasi.pdf
- Usulan kode
- UM.01.01
- Keyakinan
- 0,78
- Tindakan
- Perlu review
- Dokumen
- Rekap Gaji Januari 2026.pdf
- Usulan kode
- KU.02.01
- Keyakinan
- 0,64
- Tindakan
- Perlu review
| Dokumen | Usulan kode | Keyakinan | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf | KU.01.02 | 0,97 | |
| Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf | HK.02.01 | 0,93 | |
| Undangan Rapat Koordinasi.pdf | UM.01.01 | 0,78 | Perlu review |
| Rekap Gaji Januari 2026.pdf | KU.02.01 | 0,64 | Perlu review |
Aturan yang ditegakkan dan bukti yang dicatat
Setiap bagian modul menjaga satu aturan dan meninggalkan satu jejak. Tabel ini yang biasanya diminta tim kepatuhan dan auditor.
| Bagian | Fungsi | Aturan yang ditegakkan | Bukti yang dicatat |
|---|---|---|---|
| Taksonomi | Memberi kode klasifikasi pada setiap arsip | Arsip final wajib memiliki kode | Kode dan tanggal penetapan |
| Versi skema | Mengelola perubahan kode | Perubahan berlaku dengan tanggal efektif | Riwayat perubahan dan alasannya |
| Usulan (AI) | Mengusulkan kode dari isi dokumen | Menunggu konfirmasi; di bawah 0,90 wajib review | Model, versi, skor, dan peninjau |
Bekerja bersama modul lain
Modul ini memakai arsip, aturan, dan jejak audit yang sama dengan modul berikut.
Lihat modul Klasifikasi Arsip bekerja pada arsip Anda
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
