Perjalanan satu arsip, dari diterima sampai nasib akhir
Setiap tahap punya aturan yang dijaga sistem, modul yang mengerjakannya, dan bukti yang tercatat. Tidak ada tahap yang bergantung pada ingatan seseorang.
Empat tahap siklus hidup arsip
Contoh: Laporan keuangan tahunan · kode KU.01.02 · aktif 2 tahun, inaktif 8 tahun, nasib akhir permanen.
- 1
Diterima
12 Mar 2026
Arsip masuk ke ruang data organisasi, diberi nomor, metadatanya diisi dan divalidasi, lalu diklasifikasikan.
Repositori · Metadata · Klasifikasi
- 2
Aktif
2026 s.d. 2028
Dipakai unit pengolah dan ditemukan lewat pencarian. Masa aktif 2 tahun dihitung sejak berkas ditutup.
Pencarian · Jejak Audit
- 3
Inaktif
2028 s.d. 2036
Pindah ke unit kearsipan pada tanggal hitungan mesin aturan. Hanya baca, setiap peminjaman dicatat.
Retensi · Jejak Audit
- 4
Permanen atau musnah
2036
Sesuai nasib akhir di JRA: diserahkan sebagai arsip permanen, atau dimusnahkan lewat persetujuan berjenjang.
Penyusutan · Pelaporan
Diterima, dilengkapi, dan diklasifikasikan
Arsip masuk dari unggahan, email, pemindai, atau API ke ruang data organisasi. Sistem membuat nomor arsip dan mencatat hash berkas, lalu AI mengisi metadata dan mengusulkan kode klasifikasi.
- Yang terlibat
- Unit pengolah dan arsiparis
- Aturan yang dijaga
- Berkas lolos pemindaian keamanan sebelum masuk repositori
- Usulan AI menunggu konfirmasi; di bawah 0,90 wajib direview
- Arsip final wajib memiliki metadata wajib dan kode klasifikasi
- Bukti yang dicatat
- Hash berkas, usulan AI beserta skornya, dan siapa yang mengonfirmasi
- Modul yang bekerja
- Repositori ArsipManajemen MetadataKlasifikasi Arsip
- Dokumen
- Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf
- Usulan kode
- KU.01.02
- Keyakinan
- 0,97
- Tindakan
- Dokumen
- Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf
- Usulan kode
- HK.02.01
- Keyakinan
- 0,93
- Tindakan
- Dokumen
- Undangan Rapat Koordinasi.pdf
- Usulan kode
- UM.01.01
- Keyakinan
- 0,78
- Tindakan
- Perlu review
- Dokumen
- Rekap Gaji Januari 2026.pdf
- Usulan kode
- KU.02.01
- Keyakinan
- 0,64
- Tindakan
- Perlu review
| Dokumen | Usulan kode | Keyakinan | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf | KU.01.02 | 0,97 | |
| Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf | HK.02.01 | 0,93 | |
| Undangan Rapat Koordinasi.pdf | UM.01.01 | 0,78 | Perlu review |
| Rekap Gaji Januari 2026.pdf | KU.02.01 | 0,64 | Perlu review |
Aktif
Arsip dipakai unit pengolah sehari-hari dan ditemukan kembali lewat pencarian. Setelah berkas ditutup, masa retensi aktif mulai dihitung dari JRA.
- Yang terlibat
- Unit pengolah
- Aturan yang dijaga
- Versi baru boleh ditambahkan selama berkas aktif
- Akses mengikuti peran, unit, dan tingkat keamanan
- Tanggal pindah dihitung sistem, bukan diisi manual
- Bukti yang dicatat
- Riwayat versi, tanggal penutupan, dan log akses
- Modul yang bekerja
- Pencarian & Temu KembaliJejak Audit
AI pencarian makna dan kata kunci · disaring hak akses
Perjanjian Sewa Ruang Kantor Cabang Medan0,94
Cocok karena: jangka waktu sewa berakhir 31 Desember 2026
HKM-2023-000041
Kontrak Sewa Gudang Arsip Cikarang0,91
Cocok karena: masa berlaku sampai 30 November 2026
HKM-2024-000007
Pindaian Addendum Sewa Gedung 20210,72
Cocok karena: OCR halaman 3 kurang jelas, perlu diperiksa
HKM-2021-000052
Inaktif
Pada tanggalnya, arsip berpindah ke pengelolaan unit kearsipan secara otomatis dan menjadi hanya baca.
- Yang terlibat
- Unit kearsipan
- Aturan yang dijaga
- Perubahan isi ditolak
- Peminjaman memakai izin berbatas waktu
- Daftar jatuh tempo tersedia jauh hari sebelumnya
- Bukti yang dicatat
- Catatan pemindahan dan setiap peminjaman
- Modul yang bekerja
- Retensi & PenyusutanRepositori Arsip
Laporan Keuangan Tahunan 2025
KU.01.02 · aktif 2 th · inaktif 8 th · permanen
- Diregistrasi12 Mar 2026
- Berkas ditutup30 Apr 2026
- Pindah ke inaktif30 Apr 2028
- Jatuh tempo30 Apr 2036
- Permanentanpa batas
Permanen atau musnah
Saat jatuh tempo, nasib akhir di JRA menentukan langkahnya: arsip permanen disimpan di media write-once dan disiapkan untuk penyerahan, arsip lainnya masuk usulan pemusnahan.
- Yang terlibat
- Arsiparis, pejabat penyetuju, bagian hukum
- Aturan yang dijaga
- Arsip vital dan arsip dalam legal hold tidak pernah dimusnahkan
- Pengusul dan penyetuju batch harus berbeda
- Berita acara dibuat otomatis
- Bukti yang dicatat
- Paket penyerahan atau berita acara pemusnahan dengan hash setiap berkas
- Modul yang bekerja
- Retensi & PenyusutanPelaporan
- Disiapkan
- Divalidasi
- 3Dikirim
- 4Diterima
- Arsip
- 24 arsip permanen
- Berkas
- 318 berkas · PDF/A
- Manifest
- sha256 · 318 entri
- Penerima
- Lembaga kearsipan
Penyusutan dengan persetujuan berjenjang
Pemusnahan adalah keputusan yang tidak bisa dibatalkan. Karena itu setiap langkahnya dijaga dan dicatat.
1. Usulan batch
Sistem menyusun arsip yang jatuh tempo menjadi batch usulan.
2. Cek legal hold
Arsip dalam hold dan arsip vital dikeluarkan otomatis.
3. Persetujuan
Pejabat yang berwenang menyetujui atau menolak, bukan pengusul.
4. Eksekusi
Berkas dimusnahkan secara kriptografis; hash tetap disimpan sebagai bukti.
5. Berita acara
Dokumen resmi dibuat dan disimpan sebagai arsip tersendiri.
Usulan pemusnahan arsip
Pengusul: arsiparis#12 · Penyetuju: kepala unit kearsipan
- Nomor
- PGD-2015-000041
- Judul
- Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- KEU-2015-000088
- Judul
- Bukti Pembayaran Vendor 2015
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- SKR-2022-000512
- Judul
- Korespondensi Umum 2022
- Keputusan
- Musnah
- Nomor
- PGD-2014-000033
- Judul
- Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
- Keputusan
- Dikecualikan: legal hold
| Nomor | Judul | Keputusan |
|---|---|---|
| PGD-2015-000041 | Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015 | Musnah |
| KEU-2015-000088 | Bukti Pembayaran Vendor 2015 | Musnah |
| SKR-2022-000512 | Korespondensi Umum 2022 | Musnah |
| PGD-2014-000033 | Pengadaan Kendaraan Operasional 2014 | Dikecualikan: legal hold |
Lihat bagaimana arsip organisasi Anda dikelola di Smart Records Center
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
