Tata kelola arsip digital yang tertib, patuh, dan siap diaudit.
Smart Records Center menyimpan, mencari, mengklasifikasikan, meretensi, dan menyusutkan arsip digital organisasi Anda dalam satu platform. Setiap tindakan tercatat di jejak audit yang tidak dapat diubah, dan setiap usulan AI ditinjau arsiparis sebelum berlaku.
Dirancang mengacu pada UU 43/2009, UU 27/2022, ISO 15489, ISO 23081, ISO 15836. Referensi rancangan, bukan klaim sertifikasi.
Aktif
1.284
Inaktif
3.906
Permanen
412
Menunggu penyusutan
37
Arsip terbaru
Laporan Keuangan Tahunan 2025
KEU-2026-000123 · KU.01.02Aktif
Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021
HKM-2021-000014 · HK.02.01Aktif
Bukti Pembayaran Vendor Triwulan I 2024
KEU-2024-000017 · KU.02.01Inaktif
Berkas Kepegawaian No. Induk 04512
SDM-2011-004512 · KP.03.01Aktif
Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
PGD-2014-000033 · PL.01.03Menunggu
Jatuh tempo 90 hari
- Kontrak pemeliharaan31 Des
- Bukti perjalanan dinas30 Des
- Log akses Q330 Sep
Perlu review
6 usulan AI di bawah ambang keyakinan menunggu arsiparis.
Arsip terus bertambah. Aturannya tidak boleh tertinggal.
Organisasi teregulasi wajib menyimpan, menemukan kembali, menyusutkan, dan membuktikan pengelolaan arsipnya. Tanpa sistem, pekerjaan itu bergantung pada ingatan dan tabel manual.
Arsip tersebar di folder bersama, email, dan lemari unit.
Repositori terstruktur di ruang data organisasi sendiri. Setiap arsip punya nomor, kode klasifikasi, unit pengolah, dan tingkat keamanan.
Modul Repositori ArsipArsip yang diminta pimpinan atau auditor sulit ditemukan.
Pencarian teks lengkap dan metadata, termasuk isi pindaian, dengan hasil yang selalu disaring hak akses.
Modul Pencarian & Temu KembaliRetensi dan penyusutan dihitung manual dan sering terlambat.
Mesin aturan menghitung tanggal dari JRA dan menyusun usulan penyusutan yang menunggu persetujuan berjenjang.
Modul Retensi & PenyusutanKepatuhan sulit dibuktikan saat pemeriksaan.
Jejak audit yang tidak dapat diubah, ditambah dasbor kepatuhan yang setiap angkanya dapat ditelusuri ke arsipnya.
Modul Jejak Audit
Tujuh modul untuk seluruh tata kelola arsip digital
Setiap modul punya layar kerjanya sendiri dan dapat diterapkan bertahap. Semuanya bekerja pada arsip, aturan, dan jejak audit yang sama.
Satu arsip, dari diterima sampai nasib akhirnya
Status arsip tidak diubah tangan. Tanggal pindah dan jatuh tempo dihitung dari penutupan berkas dan aturan retensi pada kode klasifikasinya.
Contoh: Laporan keuangan tahunan · kode KU.01.02 · aktif 2 tahun, inaktif 8 tahun, nasib akhir permanen.
- 1
Diterima
12 Mar 2026
Arsip masuk ke ruang data organisasi, diberi nomor, metadatanya diisi dan divalidasi, lalu diklasifikasikan.
Repositori · Metadata · Klasifikasi
- 2
Aktif
2026 s.d. 2028
Dipakai unit pengolah dan ditemukan lewat pencarian. Masa aktif 2 tahun dihitung sejak berkas ditutup.
Pencarian · Jejak Audit
- 3
Inaktif
2028 s.d. 2036
Pindah ke unit kearsipan pada tanggal hitungan mesin aturan. Hanya baca, setiap peminjaman dicatat.
Retensi · Jejak Audit
- 4
Permanen atau musnah
2036
Sesuai nasib akhir di JRA: diserahkan sebagai arsip permanen, atau dimusnahkan lewat persetujuan berjenjang.
Penyusutan · Pelaporan
AI di setiap modul. Keputusan tetap di tangan arsiparis.
Model membaca dokumen, mengusulkan, dan menandai. Setiap usulan menampilkan sumber dan skor keyakinannya, lalu menunggu konfirmasi sebelum berlaku.
- Usulan tidak berlaku otomatis. Konfirmasi manusia tetap diperlukan.
- Keyakinan di bawah 0,90 ditandai wajib review.
- Model, versi, skor, dan peninjau tercatat di jejak audit.
Organisasi Contoh
Sekretariat
4 Mei 2026
Yth. Kepala Unit,
Kami mengundang Bapak/Ibu menghadiri rapat koordinasi pengelolaan arsip pada Selasa, 12 Mei 2026, pukul 09.00 WIB.
Sekretaris
| Field | Nilai | Keyakinan |
|---|---|---|
| Nomor surat | UM.01.01/2026/233 | 0,99 |
| Tanggal | 4 Mei 2026 | 0,98 |
| Pengirim | Sekretariat | 0,95 |
| Perihal | Rapat Koordinasi Pengelolaan Arsip | 0,93 |
| Kode klasifikasi | UM.01.01Perlu review | 0,78 |
Pilih baris untuk melihat sumber nilainya di dokumen.
Peran AI di ketujuh modul
- Repositori Arsip
- AI mengenali berkas yang identik atau hampir sama, lalu menautkannya untuk ditinjau arsiparis.
- Pencarian & Temu Kembali
- AI membaca pindaian dengan OCR dan memahami maksud kalimat pencarian, bukan hanya kata yang sama persis.
- Manajemen Metadata
- AI mengambil nomor surat, tanggal, pengirim, dan perihal langsung dari dokumen, lengkap dengan sumber dan skor keyakinannya.
- Klasifikasi Arsip
- AI mengusulkan kode klasifikasi dari isi dan konteks dokumen; arsiparis mengonfirmasi, mengubah, atau menolaknya.
- Retensi & Penyusutan
- AI menandai data pribadi dan arsip yang tampak salah klasifikasi sebelum masuk usulan penyusutan.
- Jejak Audit
- AI menandai pola akses yang tidak wajar, dan setiap keputusan AI di modul lain ikut tercatat di log yang sama.
- Pelaporan
- AI menyusun draf ringkasan temuan periode berjalan untuk ditinjau sebelum laporan dikirim.
Jejak audit yang dapat Anda periksa sendiri
Setiap entri log menyimpan hash entri sebelumnya. Ubah satu baris, dan rantai putus tepat di baris itu. Coba di bawah ini.
- Log audit append-only berantai hash
- Data dan kunci enkripsi terpisah per organisasi
- Akses menurut peran, unit kerja, dan tingkat keamanan
- Enkripsi saat transit dan saat disimpan
- Media write-once untuk arsip permanen
- Legal hold dan persetujuan penyusutan berjenjang
1. arsip.diterima2026-06-02
UMM-2026-000233
00000000… → c86d803e…
2. ai.usulan2026-06-02
UMM-2026-000233
c86d803e… → 3c240d9e…
3. ai.dikonfirmasi2026-06-03
UMM-2026-000233
3c240d9e… → c704aadb…
4. arsip.status2026-06-14
KEU-2024-000017
c704aadb… → d4f67509…
5. fixity.cek2026-07-01
PRC-2014-000001
d4f67509… → 24d0e6c1…
6. risiko.temuan2026-07-09
KEU-2026-000009
24d0e6c1… → a9e45b63…
7. akses.ditolak2026-07-22
SDM-2011-004512
a9e45b63… → 49e3e6c0…
8. hold.dipasang2026-08-05
PGD-2014-000033
49e3e6c0… → a7bf0288…
9. penyusutan.usulan2026-09-01
PNY-2026-0007
a7bf0288… → dcf8408d…
10. bukti.ekspor2026-09-18
PKT-2026-0011
dcf8408d… → 1e0192b6…
| No. | Waktu (UTC) | Pelaku | Kejadian | Objek | Hash sebelumnya → hash |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026-06-02 01:12 | sistem | arsip.diterima | UMM-2026-000233 | 000000… → c86d803e… |
| 2 | 2026-06-02 01:12 | ai/klasifikasi-v2 | ai.usulan | UMM-2026-000233 | c86d80… → 3c240d9e… |
| 3 | 2026-06-03 03:40 | arsiparis#12 | ai.dikonfirmasi | UMM-2026-000233 | 3c240d… → c704aadb… |
| 4 | 2026-06-14 07:02 | sistem | arsip.status | KEU-2024-000017 | c704aa… → d4f67509… |
| 5 | 2026-07-01 02:00 | sistem | fixity.cek | PRC-2014-000001 | d4f675… → 24d0e6c1… |
| 6 | 2026-07-09 04:25 | ai/risiko-v1 | risiko.temuan | KEU-2026-000009 | 24d0e6… → a9e45b63… |
| 7 | 2026-07-22 06:48 | staf#221 | akses.ditolak | SDM-2011-004512 | a9e45b… → 49e3e6c0… |
| 8 | 2026-08-05 02:31 | hukum#03 | hold.dipasang | PGD-2014-000033 | 49e3e6… → a7bf0288… |
| 9 | 2026-09-01 01:00 | sistem | penyusutan.usulan | PNY-2026-0007 | a7bf02… → dcf8408d… |
| 10 | 2026-09-18 08:14 | auditor#02 | bukti.ekspor | PKT-2026-0011 | dcf840… → 1e0192b6… |
Tekan Verifikasi. Browser Anda menghitung ulang SHA-256 setiap entri dan mencocokkannya dengan hash yang tersimpan.
Verifikasi ini berjalan di browser Anda dengan SHA-256 sungguhan, atas log contoh.
Untuk organisasi dengan kewajiban kearsipan
Kebutuhan tiap sektor berbeda. Aturan dasarnya sama: arsip harus tertata, patuh, dan dapat dibuktikan.
Instansi PemerintahKlasifikasi dan JRA instansi, penyusutan dengan berita acara, arsip vital dan permanen.Lihat solusi 
BUMN & BUMDArsip korporasi dan arsip penugasan pemerintah dalam satu tata kelola, dengan anak perusahaan sebagai organisasi terpisah.Lihat solusi 
Perbankan & KeuanganRetensi dokumen nasabah dan transaksi, data pribadi tersamar, bukti untuk pemeriksaan.Lihat solusi 
KorporasiKontrak, SDM, dan keuangan tertata dengan hak akses per unit dan per anak perusahaan.Lihat solusi
Dibangun untuk cara kerja kearsipan di Indonesia
- UU 43/2009tentang Kearsipan
- UU 27/2022tentang Pelindungan Data Pribadi
- ISO 15489Manajemen rekod
- ISO 23081Metadata manajemen rekod
- ISO 15836Elemen metadata Dublin Core
Acuan rancangan, bukan klaim sertifikasi.
Alur kearsipan Indonesia sejak awal
Klasifikasi arsip, JRA, penyusutan, dan berita acara menjadi bagian inti sistem, bukan kolom tambahan di aplikasi dokumen umum.
Metadata yang dapat dipertukarkan
Skema mengikuti Dublin Core yang diperluas dan ISO 23081, sehingga arsip tetap terbaca oleh sistem dan pemeriksa lain.
AI dengan kendali manusia
Setiap usulan AI menampilkan sumber dan skor keyakinannya, lalu menunggu konfirmasi arsiparis sebelum berlaku.
Bukti yang dapat diverifikasi
Auditor memeriksa keutuhan jejak audit dan paket bukti secara mandiri, tanpa bergantung pada pernyataan vendor.
Pertanyaan yang sering diajukan
Jawaban singkat untuk pertanyaan yang biasanya muncul dari arsiparis, auditor, dan tim TI sebelum demo.
- Apa itu Smart Records Center?
- Smart Records Center adalah platform tata kelola arsip digital untuk organisasi teregulasi di Indonesia. Platform ini menyatukan tujuh modul: repositori arsip, pencarian dan temu kembali, manajemen metadata, klasifikasi arsip, retensi dan penyusutan, jejak audit, serta pelaporan, di atas satu sumber data dan satu jejak audit.
- Apakah usulan AI langsung berlaku?
- Tidak. AI hanya mengusulkan kode klasifikasi, nilai metadata, atau temuan risiko. Setiap usulan menampilkan sumber dan skor keyakinannya, lalu menunggu konfirmasi arsiparis. Usulan dengan keyakinan di bawah 0,90 ditandai wajib review, dan model, versi, serta peninjaunya tercatat di jejak audit.
- Bagaimana data antarorganisasi dipisahkan?
- Setiap organisasi memiliki ruang data sendiri (multi-tenant). Setiap kueri dibatasi pada organisasi milik pengguna, dan berkas setiap organisasi dienkripsi dengan kunci miliknya sendiri. Administrator satu organisasi tidak dapat melihat arsip organisasi lain.
- Standar metadata apa yang dipakai?
- Skema metadata mengikuti elemen Dublin Core (ISO 15836) yang diperluas dengan elemen kearsipan seperti kode klasifikasi, retensi, dan tingkat keamanan. Metadata manajemen arsip mengacu pada prinsip ISO 23081, sehingga arsip tetap dapat dipertukarkan dan diperiksa oleh sistem lain.
- Bagaimana jadwal retensi arsip (JRA) dijalankan?
- JRA ditulis sebagai aturan yang dijalankan mesin aturan. Tanggal pindah ke inaktif dan jatuh tempo dihitung dari tanggal penutupan berkas. Arsip yang jatuh tempo disusun menjadi usulan penyusutan yang harus disetujui berjenjang oleh orang yang berbeda dari pengusulnya.
- Bisakah jejak audit diubah oleh administrator?
- Tidak. Log audit bersifat append-only dan setiap entri menyimpan hash entri sebelumnya. Perubahan pada satu entri membuat rantai putus tepat di entri itu saat diverifikasi, sehingga auditor dapat memeriksa keutuhan log dan paket bukti secara mandiri.
- Apakah arsip bisa dihapus dari repositori?
- Tidak ada tombol hapus. Arsip hanya keluar dari repositori melalui penyusutan resmi dengan persetujuan berjenjang dan berita acara digital. Arsip dalam legal hold dan arsip vital tidak pernah masuk usulan pemusnahan.
- Regulasi dan standar apa yang dijadikan acuan?
- Rancangan platform mengacu pada UU 43/2009 tentang Kearsipan, UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, ISO 15489 tentang manajemen rekod, ISO 23081 tentang metadata manajemen rekod, dan ISO 15836 tentang elemen metadata Dublin Core. Acuan ini adalah dasar rancangan, bukan klaim sertifikasi.
Lihat bagaimana arsip organisasi Anda dikelola di Smart Records Center
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
