Penyimpanan arsip yang terstruktur, terpisah per organisasi, dan terjaga keutuhannya
Setiap organisasi menyimpan arsipnya dalam ruang data sendiri. Arsip tersusun dari khazanah, seri, berkas, hingga item, dengan status aktif, inaktif, atau permanen yang mengikuti jadwal retensinya.
- Nomor
- KEU-2026-000123
- Judul
- Laporan Keuangan Tahunan 2025
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Aktif
- Nomor
- HKM-2021-000014
- Judul
- Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Aktif
- Nomor
- KEU-2024-000017
- Judul
- Bukti Pembayaran Vendor Triwulan I 2024
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Inaktif
- Nomor
- SDM-2011-004512
- Judul
- Berkas Kepegawaian No. Induk 04512
- Keamanan
- Rahasia
- Status
- Aktif
- Nomor
- PGD-2014-000033
- Judul
- Pengadaan Kendaraan Operasional 2014
- Keamanan
- Terbatas
- Status
- Menunggu penyusutanLegal hold
- Nomor
- PGD-2015-000041
- Judul
- Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015
- Keamanan
- Biasa
- Status
- Menunggu penyusutan
- Nomor
- PRC-2014-000001
- Judul
- Rencana Strategis 2010-2014
- Keamanan
- Biasa
- Status
- Permanen
| Nomor | Judul | Keamanan | Status |
|---|---|---|---|
| KEU-2026-000123 | Laporan Keuangan Tahunan 2025 | Terbatas | Aktif |
| HKM-2021-000014 | Kontrak Pemeliharaan Gedung 2019-2021 | Terbatas | Aktif |
| KEU-2024-000017 | Bukti Pembayaran Vendor Triwulan I 2024 | Terbatas | Inaktif |
| SDM-2011-004512 | Berkas Kepegawaian No. Induk 04512 | Rahasia | Aktif |
| PGD-2014-000033 | Pengadaan Kendaraan Operasional 2014 | Terbatas | Menunggu penyusutanLegal hold |
| PGD-2015-000041 | Pengadaan Alat Tulis Kantor 2015 | Biasa | Menunggu penyusutan |
| PRC-2014-000001 | Rencana Strategis 2010-2014 | Biasa | Permanen |
Repositori Arsip
Penyimpanan arsip terstruktur dengan pemisahan data antarorganisasi yang aman.
- Pemisahan data antarorganisasi
- Struktur penyimpanan berjenjang
- Status aktif, inaktif, dan permanen
- Keutuhan berkas terjaga
- Deteksi duplikatDibantu AI
Peran AI: AI mengenali berkas yang identik atau hampir sama, lalu menautkannya untuk ditinjau arsiparis. Usulan baru berlaku setelah dikonfirmasi petugas yang berwenang.
Pemisahan data antarorganisasi
Satu platform melayani banyak organisasi (multi-tenant). Data, kunci enkripsi, pengguna, dan aturan setiap organisasi terpisah sepenuhnya.
- Setiap permintaan data selalu dibatasi pada organisasi milik pengguna
- Kunci enkripsi dibuat dan dikelola per organisasi
- Administrator satu organisasi tidak dapat melihat arsip organisasi lain
- Organisasi
- Instansi APemerintah
- Ruang data
- tn-0001
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0001/v4
- Pengguna
- 412
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- BUMN BBUMN
- Ruang data
- tn-0002
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0002/v2
- Pengguna
- 1.180
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- Bank CKeuangan
- Ruang data
- tn-0003
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0003/v7
- Pengguna
- 2.306
- Isolasi
- Terpisah
- Organisasi
- Korporasi DKorporasi
- Ruang data
- tn-0004
- Kunci enkripsi
- kms/tn-0004/v1
- Pengguna
- 96
- Isolasi
- Terpisah
| Organisasi | Ruang data | Kunci enkripsi | Pengguna | Isolasi |
|---|---|---|---|---|
| Instansi APemerintah | tn-0001 | kms/tn-0001/v4 | 412 | Terpisah |
| BUMN BBUMN | tn-0002 | kms/tn-0002/v2 | 1.180 | Terpisah |
| Bank CKeuangan | tn-0003 | kms/tn-0003/v7 | 2.306 | Terpisah |
| Korporasi DKorporasi | tn-0004 | kms/tn-0004/v1 | 96 | Terpisah |
Setiap kueri dibatasi oleh tenant_id milik pengguna sebelum menyentuh data.
Struktur penyimpanan berjenjang
Arsip disusun dari khazanah, seri, berkas, sampai item. Setiap arsip memiliki nomor, kode klasifikasi, unit pengolah, dan tingkat keamanan yang jelas.
- Nomor arsip mengikuti pola unit, tahun, dan urutan
- Filter berdasarkan status, unit, kode, dan tingkat keamanan
- Tidak ada tombol hapus; arsip hanya keluar melalui penyusutan resmi
Status aktif, inaktif, dan permanen
Setelah berkas ditutup, masa retensi mulai dihitung. Arsip berpindah status pada tanggal yang dihitung sistem, bukan menunggu seseorang mengingatnya.
- Arsip aktif masih dapat diperbarui versinya oleh unit pengolah
- Arsip inaktif hanya dapat dibaca dan setiap peminjaman dicatat
- Setiap perpindahan status tercatat di jejak audit
Laporan Keuangan Tahunan 2025
KU.01.02 · aktif 2 th · inaktif 8 th · permanen
- Diregistrasi12 Mar 2026
- Berkas ditutup30 Apr 2026
- Pindah ke inaktif30 Apr 2028
- Jatuh tempo30 Apr 2036
- Permanentanpa batas
Keutuhan berkas terjaga
Hash SHA-256 setiap berkas dihitung saat diterima dan diperiksa ulang secara terjadwal. Salinan disimpan di lebih dari satu lokasi.
- Selisih hash membuka insiden dan memulihkan berkas dari salinan yang utuh
- Arsip permanen disimpan di media write-once yang tidak dapat diubah
- Hasil setiap pemeriksaan tersimpan dan dapat diekspor
- Berkas
- Rencana Strategis 2010-2014.pdf
- SHA-256
- 20e26be21710…
- Salinan
- 3/3
- Hasil
- Cocok
- Berkas
- Laporan Keuangan Tahunan 2012.pdf
- SHA-256
- bdf8cc75a7c7…
- Salinan
- 3/3
- Hasil
- Cocok
- Berkas
- Struktur Organisasi 2018.pdf
- SHA-256
- 9ba6bb6809c2…
- Salinan
- 3/3
- Hasil
- Cocok
- Berkas
- Perjanjian Kerja Sama Penelitian.pdf
- SHA-256
- 071060667484…
- Salinan
- 2/3
- Hasil
- Dipulihkan dari salinan B
| Berkas | SHA-256 | Salinan | Hasil |
|---|---|---|---|
| Rencana Strategis 2010-2014.pdf | 20e26be21710… | 3/3 | Cocok |
| Laporan Keuangan Tahunan 2012.pdf | bdf8cc75a7c7… | 3/3 | Cocok |
| Struktur Organisasi 2018.pdf | 9ba6bb6809c2… | 3/3 | Cocok |
| Perjanjian Kerja Sama Penelitian.pdf | 071060667484… | 2/3 | Dipulihkan dari salinan B |
Deteksi duplikat
Berkas identik dikenali dari hash yang sama. Berkas yang hampir sama, seperti pindaian ulang atau versi lain, dikenali AI dari kemiripan isinya.
Dibantu AI Usulan AI berlaku setelah dikonfirmasi petugas.
- Duplikat ditautkan, tidak pernah dihapus otomatis
- Arsiparis memilih arsip utama dan menandai sisanya
- Keputusan penanganan duplikat tercatat
Undangan Rapat Koordinasi
UMM-2026-000233 · PDF · 2 hlm
Arsip utamaUndangan Rapat Koordinasi (pindaian ulang)
UMM-2026-000234 · TIFF · 2 hlm
Aturan yang ditegakkan dan bukti yang dicatat
Setiap bagian modul menjaga satu aturan dan meninggalkan satu jejak. Tabel ini yang biasanya diminta tim kepatuhan dan auditor.
| Bagian | Fungsi | Aturan yang ditegakkan | Bukti yang dicatat |
|---|---|---|---|
| Pemisahan organisasi | Membatasi data dan kunci per organisasi | Setiap permintaan dibatasi pada organisasi pengguna | Log akses dengan penanda organisasi |
| Struktur | Menyusun khazanah, seri, berkas, dan item | Arsip final wajib memiliki nomor dan kode klasifikasi | Riwayat penetapan nomor dan kode |
| Status | Memindahkan arsip aktif, inaktif, permanen | Tanggal pindah dihitung dari aturan retensi | Kejadian perpindahan status |
| Keutuhan | Memeriksa hash dan menjaga salinan | Selisih hash membuka insiden pemulihan | Hasil pemeriksaan per berkas |
| Duplikat (AI) | Menautkan berkas identik dan mirip | Tidak ada penghapusan otomatis | Pasangan duplikat dan keputusannya |
Bekerja bersama modul lain
Modul ini memakai arsip, aturan, dan jejak audit yang sama dengan modul berikut.
Lihat modul Repositori Arsip bekerja pada arsip Anda
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
