Tata kelola arsip yang bisa dibuktikan, bukan sekadar disimpan
Smart Records Center dirancang untuk organisasi yang wajib menyimpan, menemukan kembali, menyusutkan, dan membuktikan pengelolaan arsipnya. Berikut empat alasan platform ini berbeda dari folder bersama dan aplikasi dokumen umum.
Satu platform untuk seluruh siklus
Penyimpanan, pencarian, metadata, klasifikasi, retensi, penyusutan, jejak audit, dan pelaporan berada di satu sistem dengan satu sumber data.
- Status arsip berpindah dari aktif ke inaktif hingga permanen atau musnah tanpa ekspor ke sistem lain.
- Setiap tahap memakai data arsip yang sama, sehingga tidak ada salinan metadata yang saling bertentangan.
- Modul dapat diterapkan bertahap, dimulai dari bagian yang paling mendesak bagi organisasi Anda.
Aturan kearsipan Indonesia sejak awal
Klasifikasi arsip, JRA, penyusutan, dan berita acara menjadi bagian inti sistem, bukan tambahan yang dirakit di atas aplikasi dokumen umum.
- Kode klasifikasi hierarkis berdasarkan fungsi, kegiatan, dan transaksi menjadi alamat tetap setiap arsip.
- Setiap kode membawa retensi aktif, retensi inaktif, dan nasib akhir: permanen, musnah, atau dinilai kembali.
- Penyusutan berjalan lewat batch usulan, persetujuan berjenjang, dan berita acara digital.
- KUKeuangan
- KU.01Pelaporan keuangan
- KU.01.02Laporan keuangan tahunan
- KU.02Pembayaran
- KU.02.01Bukti pembayaran
- HKHukum
- HK.02.01Kontrak dan perjanjian
- Kode
- KU.01.02
- Retensi aktif
- 2 tahun
- Retensi inaktif
- 8 tahun
- Nasib akhir
- Permanen
- Arsip terkait
- 128
AI dengan kendali manusia
AI bekerja di ketujuh modul: membaca pindaian, mengisi metadata, mengusulkan kode klasifikasi, menandai risiko, dan menyusun draf laporan. Keputusan tetap berada di tangan arsiparis.
- Setiap usulan menampilkan skor keyakinan dan sumbernya di dokumen, lalu menunggu konfirmasi.
- Usulan dengan keyakinan di bawah 0,90 ditandai perlu review.
- AI tidak dapat memutuskan pemusnahan, memasang legal hold, atau mengubah hak akses.
- Model, versi, skor, dan peninjau tercatat di jejak audit.
- Dokumen
- Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf
- Usulan kode
- KU.01.02
- Keyakinan
- 0,97
- Tindakan
- Dokumen
- Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf
- Usulan kode
- HK.02.01
- Keyakinan
- 0,93
- Tindakan
- Dokumen
- Undangan Rapat Koordinasi.pdf
- Usulan kode
- UM.01.01
- Keyakinan
- 0,78
- Tindakan
- Perlu review
- Dokumen
- Rekap Gaji Januari 2026.pdf
- Usulan kode
- KU.02.01
- Keyakinan
- 0,64
- Tindakan
- Perlu review
| Dokumen | Usulan kode | Keyakinan | Tindakan |
|---|---|---|---|
| Laporan Keuangan Tahunan 2025.pdf | KU.01.02 | 0,97 | |
| Kontrak Jasa Kebersihan 2026.pdf | HK.02.01 | 0,93 | |
| Undangan Rapat Koordinasi.pdf | UM.01.01 | 0,78 | Perlu review |
| Rekap Gaji Januari 2026.pdf | KU.02.01 | 0,64 | Perlu review |
Bukti yang bisa diverifikasi
Auditor dapat memeriksa keutuhan jejak audit dan paket bukti secara mandiri, tanpa bergantung pada pernyataan vendor.
- Log audit bersifat append-only: entri tidak dapat diubah atau dihapus, termasuk oleh administrator.
- Setiap entri menyimpan hash entri sebelumnya, sehingga perubahan di tengah rantai langsung terdeteksi.
- Paket bukti memuat hash setiap berkas dan dapat diverifikasi penerimanya.
1. arsip.diterima2026-06-02
UMM-2026-000233
00000000… → c86d803e…
2. ai.usulan2026-06-02
UMM-2026-000233
c86d803e… → 3c240d9e…
3. ai.dikonfirmasi2026-06-03
UMM-2026-000233
3c240d9e… → c704aadb…
4. arsip.status2026-06-14
KEU-2024-000017
c704aadb… → d4f67509…
5. fixity.cek2026-07-01
PRC-2014-000001
d4f67509… → 24d0e6c1…
6. risiko.temuan2026-07-09
KEU-2026-000009
24d0e6c1… → a9e45b63…
7. akses.ditolak2026-07-22
SDM-2011-004512
a9e45b63… → 49e3e6c0…
8. hold.dipasang2026-08-05
PGD-2014-000033
49e3e6c0… → a7bf0288…
9. penyusutan.usulan2026-09-01
PNY-2026-0007
a7bf0288… → dcf8408d…
10. bukti.ekspor2026-09-18
PKT-2026-0011
dcf8408d… → 1e0192b6…
| No. | Waktu (UTC) | Pelaku | Kejadian | Objek | Hash sebelumnya → hash |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2026-06-02 01:12 | sistem | arsip.diterima | UMM-2026-000233 | 000000… → c86d803e… |
| 2 | 2026-06-02 01:12 | ai/klasifikasi-v2 | ai.usulan | UMM-2026-000233 | c86d80… → 3c240d9e… |
| 3 | 2026-06-03 03:40 | arsiparis#12 | ai.dikonfirmasi | UMM-2026-000233 | 3c240d… → c704aadb… |
| 4 | 2026-06-14 07:02 | sistem | arsip.status | KEU-2024-000017 | c704aa… → d4f67509… |
| 5 | 2026-07-01 02:00 | sistem | fixity.cek | PRC-2014-000001 | d4f675… → 24d0e6c1… |
| 6 | 2026-07-09 04:25 | ai/risiko-v1 | risiko.temuan | KEU-2026-000009 | 24d0e6… → a9e45b63… |
| 7 | 2026-07-22 06:48 | staf#221 | akses.ditolak | SDM-2011-004512 | a9e45b… → 49e3e6c0… |
| 8 | 2026-08-05 02:31 | hukum#03 | hold.dipasang | PGD-2014-000033 | 49e3e6… → a7bf0288… |
| 9 | 2026-09-01 01:00 | sistem | penyusutan.usulan | PNY-2026-0007 | a7bf02… → dcf8408d… |
| 10 | 2026-09-18 08:14 | auditor#02 | bukti.ekspor | PKT-2026-0011 | dcf840… → 1e0192b6… |
Tekan Verifikasi. Browser Anda menghitung ulang SHA-256 setiap entri dan mencocokkannya dengan hash yang tersimpan.
Perbandingan dengan cara kerja yang umum dipakai
Kebutuhan kearsipan organisasi teregulasi, dibandingkan dengan folder bersama dan aplikasi dokumen umum. Kami membandingkan kategori solusi, bukan produk tertentu.
Pemisahan data antarorganisasi
- Smart Records Center
- BawaanRuang data dan kunci enkripsi per organisasi
- Folder bersama & proses manual
- Tidak adaFolder bersama tanpa batas yang jelas
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianBergantung pada konfigurasi dan lisensi
Pencarian isi dan metadata sesuai hak akses
- Smart Records Center
- BawaanTeks lengkap, OCR, filter metadata, pencarian makna
- Folder bersama & proses manual
- ManualMencari satu per satu di folder
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianPencarian teks, filter metadata terbatas
Metadata standar (Dublin Core, ISO 23081)
- Smart Records Center
- BawaanSkema Dublin Core diperluas dengan validasi field wajib
- Folder bersama & proses manual
- Tidak adaHanya nama berkas dan folder
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianField bebas, pemetaan standar perlu dibangun
Klasifikasi arsip per organisasi
- Smart Records Center
- BawaanTaksonomi hierarkis yang dapat dikonfigurasi dan berversi
- Folder bersama & proses manual
- ManualStruktur folder yang berbeda di tiap unit
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianLewat folder atau metadata, perlu kustomisasi
Retensi otomatis sesuai JRA
- Smart Records Center
- BawaanMesin aturan menghitung tanggal dari penutupan berkas
- Folder bersama & proses manual
- ManualDihitung di tabel terpisah dan mudah terlewat
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianPerlu kustomisasi aturan per jenis dokumen
Penyusutan dengan berita acara
- Smart Records Center
- BawaanBatch usulan, persetujuan berjenjang, berita acara digital
- Folder bersama & proses manual
- ManualDaftar usulan dan berita acara disusun terpisah
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianAlur persetujuan perlu dibangun sendiri
Legal hold
- Smart Records Center
- BawaanArsip dalam hold dikeluarkan dari semua usulan penyusutan
- Folder bersama & proses manual
- ManualBergantung pada ingatan dan catatan terpisah
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianPerlu kustomisasi
Jejak audit yang dapat diverifikasi
- Smart Records Center
- BawaanLog append-only berantai hash
- Folder bersama & proses manual
- Tidak adaTidak ada jejak yang terpusat
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianLog aktivitas, keutuhannya sulit dibuktikan
Dasbor kepatuhan dan laporan regulator
- Smart Records Center
- BawaanIndikator yang dapat ditelusuri ke daftar arsipnya
- Folder bersama & proses manual
- ManualDisusun manual dari banyak tabel
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianLaporan aktivitas umum
AI dengan review manusia
- Smart Records Center
- BawaanUsulan dengan skor, dikonfirmasi arsiparis, tercatat di jejak audit
- Folder bersama & proses manual
- Tidak adaSeluruh pengisian metadata oleh staf
- Aplikasi dokumen umum (DMS)
- SebagianBergantung produk, keputusan AI jarang tercatat
Kemampuan aplikasi dokumen umum berbeda antarproduk dan konfigurasi. Kolom tengah menggambarkan kondisi yang lazim tanpa kustomisasi khusus kearsipan.
Batas yang perlu Anda ketahui sejak awal
- Penyusunan skema klasifikasi dan JRA tetap tanggung jawab organisasi Anda. Platform menjalankan aturan yang Anda tetapkan.
- Smart Records Center bukan aplikasi tata naskah dinas atau persuratan, dan bukan pengganti aplikasi perkantoran.
- Regulasi dan standar yang kami sebut adalah rujukan rancangan, bukan klaim sertifikasi.
Lihat sendiri perbedaannya dalam demo
Kami jalankan satu seri arsip contoh dari klasifikasi sampai berita acara, lengkap dengan jejak audit yang dapat Anda verifikasi sendiri. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
