Metadata yang lengkap, konsisten, dan sesuai standar sejak arsip diterima
Skema metadata mengikuti elemen Dublin Core yang diperluas untuk kebutuhan kearsipan dan prinsip ISO 23081. Field wajib divalidasi, perubahan tercatat, dan AI membantu mengisi nilai dari isi dokumen.
- Elemen
- Judul*
- Pemetaan
- dc:title
- Nilai
- Laporan Keuangan Tahunan 2025
- Elemen
- Pencipta*
- Pemetaan
- dc:creator
- Nilai
- Bagian Akuntansi
- Elemen
- Tanggal*
- Pemetaan
- dc:date
- Nilai
- 2026-03-12
- Elemen
- Format*
- Pemetaan
- dc:format
- Nilai
- application/pdf; PDF/A-2b
- Elemen
- Kode klasifikasi*
- Pemetaan
- Perluasan
- Nilai
- KU.01.02
- Elemen
- Tingkat keamanan*
- Pemetaan
- Perluasan
- Nilai
- Terbatas
- Elemen
- Hubungan
- Pemetaan
- dc:relation
- Nilai
- KEU-2025-000098 (draf)
| Elemen | Pemetaan | Nilai |
|---|---|---|
| Judul* | dc:title | Laporan Keuangan Tahunan 2025 |
| Pencipta* | dc:creator | Bagian Akuntansi |
| Tanggal* | dc:date | 2026-03-12 |
| Format* | dc:format | application/pdf; PDF/A-2b |
| Kode klasifikasi* | Perluasan | KU.01.02 |
| Tingkat keamanan* | Perluasan | Terbatas |
| Hubungan | dc:relation | KEU-2025-000098 (draf) |
Dublin Core diperluas · metadata manajemen arsip mengacu ISO 23081 · skema v2
Manajemen Metadata
Skema metadata sesuai standar Dublin Core yang diperluas dan ISO 23081.
- Skema metadata standar
- Field wajib dan validasi
- Riwayat perubahan metadata
- Ekstraksi metadataDibantu AI
Peran AI: AI mengambil nomor surat, tanggal, pengirim, dan perihal langsung dari dokumen, lengkap dengan sumber dan skor keyakinannya. Usulan baru berlaku setelah dikonfirmasi petugas yang berwenang.
Skema metadata standar
Elemen Dublin Core seperti judul, pencipta, tanggal, subjek, dan format diperluas dengan elemen kearsipan: kode klasifikasi, retensi, tingkat keamanan, dan hubungan antararsip.
- Elemen dipetakan ke Dublin Core agar dapat dipertukarkan
- Metadata manajemen arsip mengikuti prinsip ISO 23081
- Organisasi dapat menambah elemen sendiri tanpa merusak skema dasar
Field wajib dan validasi
Setiap jenis arsip memiliki daftar field wajib dan format nilai. Arsip dengan metadata belum lengkap tidak dapat ditetapkan sebagai arsip final.
- Format tanggal, nomor surat, dan kode diperiksa saat diisi
- Daftar nilai baku untuk unit, jenis, dan tingkat keamanan
- Arsip dengan field wajib kosong ditandai di antrean kerja
- Arsip
- Surat Masuk Kementerian 0921UMM-2026-000301
- Field wajib kosong
- Kode klasifikasi
- Sumber
- Unggahan email
- Arsip
- Bukti Transfer Vendor AgustusKEU-2026-000412
- Field wajib kosong
- Pencipta, tanggal
- Sumber
- Pemindai lantai 3
- Arsip
- Draf Nota KesepahamanHKM-2026-000077
- Field wajib kosong
- Tingkat keamanan
- Sumber
- Unggahan manual
| Arsip | Field wajib kosong | Sumber |
|---|---|---|
| Surat Masuk Kementerian 0921UMM-2026-000301 | Kode klasifikasi | Unggahan email |
| Bukti Transfer Vendor AgustusKEU-2026-000412 | Pencipta, tanggal | Pemindai lantai 3 |
| Draf Nota KesepahamanHKM-2026-000077 | Tingkat keamanan | Unggahan manual |
Arsip di antrean ini belum dapat ditetapkan sebagai arsip final.
Riwayat perubahan metadata
Setiap perubahan nilai metadata menyimpan nilai lama, nilai baru, pengubah, waktu, dan alasannya.
- Nilai dari mesin dan koreksi manusia disimpan berdampingan
- Perubahan pada arsip inaktif memerlukan persetujuan
- Riwayat dapat diekspor bersama arsipnya
- Waktu
- 12 Mar 2026 09.14
- Field
- Pencipta
- Perubahan
- (kosong) Bagian Akuntansi
- Oleh
- ai/ekstraksi-v3
- Alasan
- Ekstraksi, keyakinan 0,96
- Waktu
- 12 Mar 2026 10.02
- Field
- Pencipta
- Perubahan
- Bagian Akuntansi Divisi Akuntansi
- Oleh
- arsiparis#12
- Alasan
- Nama unit sesuai SOTK 2026
- Waktu
- 30 Apr 2026 16.40
- Field
- Status berkas
- Perubahan
- Terbuka Ditutup
- Oleh
- keuangan#07
- Alasan
- Laporan disahkan
| Waktu | Field | Perubahan | Oleh | Alasan |
|---|---|---|---|---|
| 12 Mar 2026 09.14 | Pencipta | (kosong) Bagian Akuntansi | ai/ekstraksi-v3 | Ekstraksi, keyakinan 0,96 |
| 12 Mar 2026 10.02 | Pencipta | Bagian Akuntansi Divisi Akuntansi | arsiparis#12 | Nama unit sesuai SOTK 2026 |
| 30 Apr 2026 16.40 | Status berkas | Terbuka Ditutup | keuangan#07 | Laporan disahkan |
Ekstraksi metadata
AI mengisi field dari isi dokumen. Setiap nilai menyimpan halaman dan posisi teks asalnya serta skor keyakinan.
Dibantu AI Usulan AI berlaku setelah dikonfirmasi petugas.
- Nilai dengan keyakinan di bawah 0,90 ditandai perlu review
- Arsiparis mengonfirmasi atau mengoreksi sebelum nilai berlaku
- Model, versi, dan peninjau tercatat per arsip
Organisasi Contoh
Sekretariat
4 Mei 2026
Yth. Kepala Unit,
Kami mengundang Bapak/Ibu menghadiri rapat koordinasi pengelolaan arsip pada Selasa, 12 Mei 2026, pukul 09.00 WIB.
Sekretaris
| Field | Nilai | Keyakinan |
|---|---|---|
| Nomor surat | UM.01.01/2026/233 | 0,99 |
| Tanggal | 4 Mei 2026 | 0,98 |
| Pengirim | Sekretariat | 0,95 |
| Perihal | Rapat Koordinasi Pengelolaan Arsip | 0,93 |
| Kode klasifikasi | UM.01.01Perlu review | 0,78 |
Pilih baris untuk melihat sumber nilainya di dokumen.
Aturan yang ditegakkan dan bukti yang dicatat
Setiap bagian modul menjaga satu aturan dan meninggalkan satu jejak. Tabel ini yang biasanya diminta tim kepatuhan dan auditor.
| Bagian | Fungsi | Aturan yang ditegakkan | Bukti yang dicatat |
|---|---|---|---|
| Skema | Menetapkan elemen metadata | Elemen dipetakan ke Dublin Core dan ISO 23081 | Versi skema yang berlaku |
| Validasi | Memeriksa field wajib dan format | Arsip final wajib lengkap | Hasil validasi per arsip |
| Riwayat | Menyimpan setiap perubahan nilai | Perubahan menyertakan alasan | Nilai lama, nilai baru, dan pengubah |
| Ekstraksi (AI) | Mengisi field dari isi dokumen | Di bawah 0,90 wajib review | Model, skor, sumber, dan peninjau |
Bekerja bersama modul lain
Modul ini memakai arsip, aturan, dan jejak audit yang sama dengan modul berikut.
Lihat modul Manajemen Metadata bekerja pada arsip Anda
Dalam sesi demo, kami tunjukkan satu seri arsip Anda diklasifikasikan, diberi retensi, dicari, dan dicatat jejak auditnya. Anda tidak perlu mengirim dokumen rahasia.
